La esperanza de vida de las inversiones en Mexico no es muy alentadora, la mayor parte de los negocios que abren en un periodo no muy extenso, dejara de existir.
Los primeros años para una empresa son críticos y dependiendo del tamaño de la misma, el giro y el estado de la república en que se encuentre tendrá estadísticos proféticos con el mismo destino: la muerte, solo varía el tiempo en que esto llega. Y como sabemos bien; nada es para siempre.
¿Implica eso que debemos aceptar de forma estoica el destino para nuestras inversiones? Al INEGI le ha faltado realizar preguntas claves… para saber de esos porcentajes ¿qué hizo diferentes a esas empresas que no murieron tan rápido? ¿Qué las hizo sobrevivir?
La selección natural no solo aplica a las especies, también a las empresas y a las naciones. Lo ocurrido debe de estar entre alguna de las siguientes alternativas; un excelente producto o servicio, nula competencia o una competencia desleal, cubrían necesidad primaria de Maslow (sin alternativas reales) o una metódica y excelente planeación-ejecución. Alguna se me habrá ido, si la recuerdo actualizare la entrada.
¿Cuáles son las bases para que puedas hacer un negocio con aquello que «sabes hacer»? ¿Cómo puedes hacer rentable tu idea? Intentare darte una percepción holística al respecto y solo hablare de ideas donde debas producir, algo que después vas a comercializa. Es decir, queda excluido para las siguientes lineas dar un servicio (como producto final), aunque también con un poco de ingenio puedes adaptarlo para eso.
Y aunque en tus manos no esta el controlar todos los factores implicados, debes conocer hasta donde es tu circulo de influencia para que hagas algo al respecto. Y dentro de lo que puedes hacer, puedes de seguir los siguientes pasos sencillos.
Conocimiento documentado
Cuando instruyo les pido que primero conozcan a la perfección el producto y el cómo se elabora en la escala más básica (entiendo cómo la escala más básica el tiempo y el método que lleva a una persona realizar dicho producto) y que determinen que es lo necesario para que el negocio funcione (en ese nivel básico). Porque así es como encontraran las ideas y los productos.
Les pido que pongan por escrito de forma detallada la serie de actividades/pasos que llevan a la generación del producto y las herramientas que necesitan. También el espacio necesario para realizarlo y que documenten el tiempo que se lleva en realizar las actividades, tan detallado como les sea posible. Para este momento hay cosas que desconocen, no hay problema, pero debe de ser tan detallado como sea posible. Esta etapa pone un precedente para trabajar en las demás, luego pasamos a detallar los costos de dicho proceso de creación.
Punto de equilibrio
El punto de equilibrio se define como la cantidad de productos (al menos para este contexto) que debes fabricar y vender en un periodo de tiempo, para que no tengas números rojos en tus finanzas. Es decir para que cubras los gastos mínimos.
¿Cuales son los gastos mínimos? Eso depende de lo que hubieres considerado como básico. Dentro de lo que consideraste se tienen dos clasificaciones: Los costos fijos y los costos variables.
El costo fijo será todo aquello que tienes que pagar sin importar fabriques o no fabriques y el costo variable es aquel que va a cambiar proporcionalmente a la cantidad que fabriques y vendas. Para este ejercicio asumiremos que todo lo fabricado es vendido.
Nota: Ten en cuenta que esto es desde una perspectiva practica, para este momento no sabes la cantidad de tus productos a vender, por lo que no puedes asociar el costo unitario a una cantidad mensual de producción, ya que esto no es un ejercicio de tipo contable, por lo que asumiremos el costo unitario solo de los variables asociados al producto, no al volumen de producción.
Continuando, sin importar la cantidad que vendas y produzcas, tendrás que conseguir los insumos lo más baratos posibles. Por lo que puedes asignar un costo por materia prima, de forma directa, según la cantidad de esa materia que necesites por unidad.
Por ejemplo, si tu negocio será un lavado de autos y solo necesitas un par de cubetas de agua para lavar el carro, el costo de la pipa entera se dividirá entre los litros que te entrega y se multiplicara por los litros que necesitas por auto (las dos cubetas). De ese modo tendrás el costo asociado a lavar un auto, solamente un auto. Ese es el caso para las materias primas.
El siguiente caso son los productos/herramientas que se desgastan, y eso depende mucho de la forma de manejar el negocio, puede ser que (continuamos con el lavado de autos) la secadora que necesitas para los autos le hubieres adquirido mediante un préstamo (o una renta), con pagos periódicos y eso le convertiría en un gasto fijo. Un dinero que sin importar laves o no laves autos debes de pagar. Pero si ha resultado de la inversión inicial de socios que no desean mas que la retribución con las ganancias del negocio, deberas advertirles que al llegar a tal cantidad de autos lavados la aspiradora necesitara ser remplazada y que en ese momento las utilidades bajaran un poco, o que pueden ir separando un proporcional según el desgaste que tenga la misma.
Por ejemplo (en caso de que sea un proporcional al rendimiento y no a una depreciación) si una aspiradora pudiera trabajar 1000 autos antes de ser necesario el cambio (o el mantenimiento) el costo de dicho evento debe ser distribuido entre los autos lavados. Es decir que tendrías que separar la cantidad que resulta de dividir el cambio o mantenimiento entre los servicios que puede dar (en este ejemplo mil).
Nota: Lamentablemente esta estrategia, al menos en México (para el día en que esto esta siendo escrito) esta penalizada por el gobierno, ya que el ahorro (que es visto de ese modo) tiene una carga de impuestos aun cuando lo estes haciendo para reponer algo por el desgaste del uso (y no como una depreciación contable, que eso es otro asunto) y solo podría entrar como gasto hasta el momento en que le adquirieras de nuevo, es decir que tendrías que ahorrar mas del valor del producto para poder reponerlo. Sin embargo, si el periodo en el cual sufre desgaste esta herramienta es menor que el periodo en el cual harán los cortes para el calculo de impuestos es conveniente aplicar esta estrategia. Por esa razón algunas empresarios deciden crear otras empresas que rentan, esas herramientas a las primeras. Lo cual también, para fines prácticos de esta publicación, estaría en gastos fijos y no en un prorrateo asociado al producto de forma unitaria. Aunque, este tema da para otra entrada completa del blog.
Otro aspecto que debemos considerar dentro de los costos variables son los asociados a las comisiones ¿Cuánto le vas a pagar al vendedor por vender tu producto? Y aunque no es un costo, como tal, para la elaboración del producto pero se toma de forma directa del precio de venta menguando la utilidad, y por lo tanto, le consideraremos un elemento que incrementa el costo. Y claro dependerá mucho del tipo de producto y de la cadena de comercialización que se utilice, pero de momento lo podemos dejar como algo fijo en el costo variable unitario.
El último elemento de los costos variables es crear un colchón, una seguridad para los cambios que vendrán en un ajuste (pasos adelante). Es similar a la comisión en el sentido que se aplica de forma directa al valor unitario.
Ya que tengas estos costos variables bien desglosados y los costos fijos identificados, procederemos a calcular el punto de equilibrio.
El dinero necesario considéralo en un periodo de tiempo, el resultado en punto de equilibrio te dará la cantidad de productos a fabricar (y vender) para tener ese punto de equilibrio en el mismo periodo de tiempo que hubieres manejado para «dinero necesario para funcionar».
Esta cantidad, será tu cantidad mínima a elaborar y a menos que sea un asunto altruista que solo busca dar trabajo a personas, puedes quedarte en ese punto. Pero ahora vamos por más ¿cuánto es lo mas que puede el mundo consumir de mi producto?
Segmentación y estudio de mercado
¿Quién podría comprar eso que quieres vender? ¿Qué tan seguido lo compran? Y al realizar la compra ¿cuántos productos compran? De todos los compradores posibles ¿cuántos lo van a comprara en tu negocio? (Es decir, no pensaras que eres la única alternativa).
Una serie de preguntas que debes contestar en base a estadísticas (el INEGI te ayudara a eso). Si tu negocio fueran cajas de ultima necesidad (féretros/ataúdes) la respuesta serían mucho mas amplias que si vendieras productos veganos o que despierten la consciencia y es obvio… Todos vamos a morir, pero pocos se harán veganos o serán conscientes. De ahí que uno sea mejor negocio que lo otro.
Debes de dividir el mercado a tal punto que puedas predecir con certidumbre, cautela y realismo, la cantidad de productos que pudieras colocar al mes, al año o al día. Y este punto debes considerarlo como tu máximo posible a vender, ya que de haber hecho bien las preguntas (y haber investigado bien las respuestas) tendrás tu tope de ventas.
Repasando: Las preguntas que dividan/enfoquen el mercado, las preguntan o encuestas que nos digan la periodicidad de consumo y por ultimo la cuota de mercado que esperamos captar (de manera realista, optimista o pesimista). Solo recuerda que con lo grande que es Apple solo tiene cerca del 2% de la cuota de mercado, para que no consideres porcentajes mucho mayores (o al menos no sin argumentos).
Al numero obtenido tras estos análisis se le conoce como el punto máximo, es lo mas que puedes vender. En los proyectos
Producción meta
El punto previo será tu máximo. Si tu punto de equilibrio se encuentra por encima de tu máximo quiere decir que el negocio no es viable, o al menos no para la forma en que realizas la producción, por los costos de tus proveedores o por el mercado reducido que estas considerado (regularmente reducido en referencia al aspecto geográfico).
Si tu punto de equilibrio esta muy próximo (pero por debajo) a tu punto de máximo (lo cual es subjetivo, y dependerá de la forma en que midas esa proximidad) significa que a pesar de que pueda sobrevivir el negocio tiene poca posibilidad de crecimiento o demasiada competencia. Por lo que te recomendaría invertir en otro producto.
Si tu punto de equilibrio esta por debajo (de forma amplia, lo cual es subjetivo) de tu punto máximo, significa que posiblemente pueda ser una buena oportunidad de inversión. Pero no te emociones, aún hay algo que se tiene que hacer. Debido a que él calculo inicial, es solamente para un punto de producción en niveles básicos, sin tener metas de producción como tal y sin tener un diseño de la misma, solamente el conocimiento básico del proceso.
Lo siguiente es elegir un volumen de producción objetivo, no te fijes en que de momento parezca imposible alcanzar la cantidad que eliges, el como conseguirlo lo veremos/descubrirás más adelante, lo que es importante es que la cantidad a elegir debe estar por encima de aquel punto de equilibrio y por debajo del máximo posible.
En esa elección debes considerar algunas limitantes, puede ser el tamaño del local donde planeas estar, la cantidad de dinero a invertir u otras tantas. Pero lo interesante es llevar al máximo los recursos con que dispongamos.
Podemos determinar una cantidad o podemos optimizar al máximo nuestros recursos existentes. En el caso de ser una cantidad definida (cantidad meta) no tendremos las limitantes de los recursos o de otros aspectos. Si la cantidad esta definida por limitantes, habrá que averiguar cual es el máximo posible con las respectivas limitantes.
Nota: Como se supone estamos por comercializar un negocio de algo que ya sabemos hacer, podemos averiguar cual será el máximo posible de producción utilizando los recursos que ya tenemos, y en base al máximo posible de ventas, el máximo posible de producción y el mínimo necesario para funcionar elegir el punto de producción.
Cuando has determinado la cantidad a producir, se puede determinar el ritmo al que debe estar funcionando la producción, ese ritmo recibe el nombre de Takt time.
Takt time
Es el ritmo al cual esta bailando la producción, cada que pasa 1 takt time, la linea de producción debe de ser capas de producir una unidad de producción, por lo regular es una pieza única y le convierte en flujo de una sola pieza pero también pueden ser lotes pequeños de producción.
Se obtiene de dividir el tiempo disponible entre la cantidad de piezas (numero de productos elaborados) objetivo. Y con este dato, tenemos que averiguar cómo será posible llegar a esa producción.
Nota: En algunas ocasiones el tiempo del ritmo es superior al tiempo de ciclo, para esos casos en particular no es necesario realizar un balanceo debido a que la demanda del producto te permitirá trabajar con la calma que has trabajado desde antes de empezar a hacer todos este proceso.
Rediseño de los procesos
En el primer y segundo punto se debe llegar al conocimiento pleno de cómo se realizan los procesos para dicho producto. En este punto, al menos para el primer nivel de optimización, no buscaremos cambiar el cómo se hace, sino la secuencia y él quien lo hace. Y para eso debemos tener claros algunos aspectos.
Debemos de identificar las partes del proceso que se realizan por lotes (como la preparación de la masa al hacer empanadas y el horneado) y las partes que se realizan de pieza por pieza (como él hacer cada una de las empanadas con el respectivo contenido).
Del mismo modo hay partes de los procesos que son preparativos para la producción final (sub-ensambles, hay quienes les dicen de esa manera) y son unidos al producto final en algún punto de su elaboración (como la mermelada que se le pone a las empanadas pero que se prepara en otro proceso o incluso en otra linea/fabrica). Es decir las cosas que pueden ser adquiridas por fuera o realizadas en otro lugar y momento.
También debemos entender como identificar las actividades que pueden ser divididas y actividades que no pueden hacerlo, por ejemplo, en el auto lavado cuando una persona en la actividad de enjabonar auto le realiza en 4 minutos (solo por decir una cantidad) es lógico que dos personas realicen esa actividad en 2 minutos y esto es posible debido a que la actividad enjabonar auto no se encuentra bien dividida, ya que el auto se subdivide en muchas partes… que de haber realizado la secuencia de actividades se debió especificar enjabonar puerta, enjabonar cofre, enjabonar… Y cada actividad con su respectivo tiempo.
Es decir cuando la actividad es divisible, al modo del ejemplo del enjabonado, se debe a que puede ser dividida en actividades mas pequeñas. Sin embargo hay actividades en la secuencia del proceso que no pueden ser divididas, por ejemplo, las empanadas en el proceso de horneado duran 20 minutos a 200 ºC sin embargo sabemos (bueno, espero que sepas) que si es a 800 ºC no se reducirá el tiempo a 5 minutos sino que obtendremos un montón de empanadas quemadas.
Debemos analizar los tipos de actividades con respecto a otro aspecto, si la actividad corresponde al uso de herramientas o de maquinas.
Retomando el ejemplo de las empanadas, el tener dos hornos puede hacer que la producción se acelere. Si son desfasados 10 minutos, es decir que el segundo horno sea cargado 10 minutos después que el primero, podría estarse cargando y descargando un horno cada 10 minutos, aun cuando cada proceso (cada horneado siga tardando los 20 minutos). Pero ¿qué ocurre con el panadero durante ese tiempo de espera? Pues nada, si no lo pones a hacer algo… Se quedara esperando que la maquina termine de hacer su trabajo. Por lo que, en conclusión, incrementar las maquinas en una actividad del proceso pueden incrementar la producción sin necesidad de incrementar las personas que las están alimentando y vaciando. Desde luego no se pueden incrementar las maquinas de forma infinita, debes considerar el tiempo de la carga y la descarga, así como el desplazamiento (de la personas que hace eso) entre una maquina y otra maquina.
Por el contrario de las herramientas, si una persona esta realizando costura y tu le pones dos maquinas de coser (mala mente llamadas maquinas, puesto que son herramientas) no va a subir su producción ya que solo puede manejar una maquina de coser. En otras palabras las maquinas son autónomas y no necesitan del humano mientras hacen su parte, las herramientas dependen del humano para realizar su parte.
¿Cómo realizar el balanceo? Bueno, puedes consultar muchas fuentes en internet, pero ahora te propondré una manera simple sin tener que entrar en demasiadas formulas.
Se supone, que para este momento, ya tienes el Takt time. Y lo que estoy por describir se hace para las actividades que se realizan pieza por pieza.
Con la lista de actividades, que espero tengas de forma detallada, empieza a agrupar las mismas (haz listas) de tal modo que las agrupaciones de actividades que realices, la suma de sus tiempos, ninguna se pase del tiempo de ritmo (Takt time). Si la actividad que agregaste a la lista hace que la suma sobre pase el tiempo del ritmo, entonces empieza una nueva lista de actividades agrupadas.
¿Qué puedes hacer si una actividad en sí misma dura mas tiempo que el tiempo de ritmo? Primero asegúrate que no pueda dividirse en actividades mas pequeñas, como el ejemplo del enjabonado del auto, cuando estes seguro de no se puede hacer eso entonces debes crear múltiples estaciones de esa actividad, Y aquí es donde viene el detalle de si es maquina o es herramienta (para el conteo al final de las personas necesarias).
Las listas de actividades no necesariamente deben de ser consecutivas, puedes tener a un trabajador realizando el proceso A y también el D (aun sin ser consecutivos), lo que tendrás que hacer después es que el diseño del área de trabajo permita que se realicen dichas actividades por la persona a la que se las has asignado.
Cada una de las listas de actividades que realices, será una secuencia de trabajo (que por lo regular se realiza en una estación de trabajo). Realizar este balance, al menos como lo he explicado, es de forma intuitiva y dependerá en gran medida del ingenio que tengas para realizarlo.
Y deberas, como en todos los demás puntos investigar para complementar lo que te he mencionado, puesto esto no pretende ser un instructivo sino una guía para que tengas una visión mas amplia de lo que se requiere. Me encanta una escena de la película de «hambre de poder» donde los dueños originales de la linea de McDonalds llevan a cabo el diseño de su proceso.
Ajustes en el punto de equilibrio.
Después de que has rediseñado la linea de producción, parea cumplir con la producción objetivo, posiblemente tienes ahora la necesidad de tener mas personas trabajando (o menos) de las que tenias en tu calculo inicial (el calculo con los aspectos básicos), también es posible que ahora requieras de mas maquinas y herramientas, así como de otros cambios que pudieron surgir mientras te imaginabas como podrías alcanzar esos niveles de producción.
Solo debes considerar esos cambios en el calculo previo del punto de equilibrio, para conocer el nuevo punto de equilibrio. Y tan simple como lo siguiente:
a) Si el nuevo punto de equilibrio ha sobrepasado el punto máximo de ventas (que surgió de tu segmentación y estudio de mercado) significa que el proyecto no es viable.
b) Si el nuevo punto de equilibrio ha superado, a quedado muy cerca (o sobre) tu punto objetivo, significa que debes reajustar tu punto objetivo, mover el precio de venta, reducir costos o buscar la manera que ese punto de equilibrio cambie (a la izquierda de tu objetivo).
Te sorprenderá ver cómo puede cambiar el punto de equilibrio cuando incrementas tan solo un poco el precio de venta, o cuando bajas un poco los costos unitarios.
c) Si el punto de equilibrio ha quedado a la izquierda de tu punto objetivo, el proyecto es viable.
Para este momento, ya tienes un proyecto listo para seguir trabajando en su desarrollo, si pensabas que en este punto se terminaba el trabajo, te equivocas, apenas esta empezando. Iré publicando, según me dé el tiempo las generalidades siguientes y los detalles de esta entrada.
Jesús Manuel García 